Interview Solène Verhaeghe - Tous ses conseils en productivité

  • Organisation et Productivité
  • 15 Juillet 2021
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Bonjour à tous. Je suis ravie de vous accueillir dans cette interview avec Solène. Bonjour Solène.

Bonjour Marion.

 

Merci, Solène, d’avoir accepté mon invitation de réaliser cette interview avec moi. Ce qu’il faut savoir, c’est que Solène est mon bras droit sur Boost Your Learning et ma référence en productivité, en organisation et en gestion. Et c’est pour ça qu’elle fait partie des membres coachs du programme Objectif Réussite parce que, pour moi, c’est même un exemple. Elle a fait des grandes réussites avec moi dans le cadrage des projets et dans l’organisation sur Boost Your Learning. Pour moi, c’est très intéressant que Solène puisse partager avec vous tous ses conseils et toute son expertise, toute son expérience sur l’organisation des projets. Pour commencer, Solène, est-ce que tu peux te présenter, me raconter d’où tu viens et ce que tu fais dans la vie tout simplement ?

Oui. D’abord, merci beaucoup pour les compliments. Donc je m’appelle Solène Verhaeghe et je travaille sur les sujets d’organisations et de productivité, comme Marion vient de le dire. D’où je viens ? Je viens de Science Po où j’ai fait un Master Business et Management et j’ai monté mon activité directement à la sortie de mes études. Après avoir travaillé deux ans pendant ma scolarité dans diverses entreprises, j’avais vu qu’il y avait des problématiques d’organisation dans à peu près toutes les entreprises. Et donc, ça a retardé la performance, elle a diminué etc. Et moi, j’aime beaucoup l’ordre, j’aime beaucoup organiser les choses donc je me dis « allez, je me mets à mon compte ». Et puis, je suis à mon compte directement à la sortie des études. Et depuis, j’accompagne des clients de toute taille sur ces sujets d’organisation, et en découle la productivité.

 

Quand tu dis que tu aimes beaucoup l’ordre, qu’est-ce que ça veut dire ? Est-ce que ça veut dire que tu es très rigoureuse et que tu arrives avec ton bâton et ta cravate pour que tout se passe bien ? Comment est-ce que ça se passe ? Comment accompagnes-tu aujourd’hui tes clients et qu’est-ce que tu mets en œuvre avec eux ?   

Non, pas exactement. Je suis quand même gentille, il ne faut pas avoir peur. Quand je dis ça, c’est que souvent les entrepreneurs ou les employers d’une entreprise se sentent débordés, ils ont l’impression d’avoir trop de trucs à faire et pas assez de temps dans une journée. Mais on se rend compte que si on cadre bien tout ce qu’ils ont à faire et qu’on organise tout efficacement, la pression est relâchée d’un seul coup. Et il y a des choses à faire, certes, mais pas de là à être trop stressé. Donc c’est pour ça que j’aime bien l’ordre parce que c’est positif. Évidemment dans la limite, il ne faut pas être rigide, et je ne le suis pas, ne vous inquiétez pas. Mais l’idée, c’est d’être sûr que chacun puisse bien travailler facilement sans perdre du temps à rechercher plein de documents.

Donc concrètement, comment est-ce que j’accompagne aujourd’hui ? L’idée, c’est d’identifier d’abord tous les sujets d’activités de mes clients. Sur quoi est-ce qu’ils travaillent ? S’ils sont à leur compte, ça va tous les sujets marketing, leurs activités propres etc. Donc on identifie tous les sujets d’activités, et ensuite on identifie tous les sujets qui coincent, donc là où il y a une perte de temps, ou ça ne fonctionne pas bien, ou souvent c’est l’endroit où le client est clairement saoulé parce que ça contretemps, ça ne marche pas. Souvent, c’est la technique. Souvent, c’est lié à l’ordinateur. Donc on identifie tout ça. Une fois qu’on a identifié tous ça, je propose des réorganisations. Donc ça peut être tout simplement réorganiser les dossiers dans un ordinateur, ça peut être organiser l’agenda, gérer les priorités, gérer son calendrier en fonction de ses objectifs. Chaque besoin est différent en fonction du client. Mais l’idée, c’est vraiment de clarifier tout ça et de mettre de l’ordre là-dedans, de mettre de l’ordre dans la tête, de mettre de l’ordre sur l’agenda, de mettre de l’ordre dans le dossier du client pour que ce soit beaucoup plus simple d’avancer sur n’importe quel sujet après l’accompagnement et qu’il n’y ait plus de perte du temps à aller rechercher des informations à droite et à gauche.

 

OK. Donc en clair, tu fais une sorte de diagnostic, une sorte d’audit pour bien comprendre comment ça se passe et comment ça doit être organisé efficacement. Et puis, tu formes les gens pour être efficaces sur leur travail à partir d’un process.

Oui, c’est ça. L’ordre dans la mission, je commence en effet par un audit. Suite à ça, je fais un diagnostic de comment est-ce que ça se passe et les points d’amélioration, donc mes recommandations. Ensuite, je propose des outils plutôt adaptés au client selon s’il est à l’aise avec Internet ou moins. Donc je propose des solutions, et ensuite on choisit la solution, on met en place cette organisation. Si besoin, je forme sur les outils parce que j’ai développé une connaissance sur pas mal d’outils digitaux. Et ensuite, je les suis un peu dans le temps. Quand on change de façon de travailler, ça ne se fait du jour au lendemain. Parfois, on repart sur nos mauvaises habitudes et on a du mal à intégrer une nouvelle organisation. Donc j’aime bien suivre dans le temps pour être sûre que la nouvelle organisation se passe bien et que le client soit bien plus productif à la fin.

 

Comment est-ce que tu accompagnes aujourd’hui justement ? Est-ce que tu accompagnes de façon directe et très cadrée sur une mission, et puis tu vas faire des entretiens réguliers ? Donc c’est vraiment une mission audit et conseil au départ, puis, une fois que ta mission est terminée, tu fais des points réguliers mais ça s’arrête là. C’est ça ?

Oui, exactement. Et je reste disponible pour leurs questions.

 

OK, parfait. Productivité et efficacité, c’est très relié à la performance, et notamment de l’entreprise. Comment dis-tu les choses ? Qu’est-ce que tu conseilles à des entrepreneurs qui cherchent à réussir dans leur entreprise et à être performants dans leur travail ? Qu’est-ce que tu dirais à une personne qui pourrait peiner à développer son entreprise ?

Par rapport à la performance, je pense que tout le monde peut être performant. Il y a plein de gens qui pensent qu’ils ne sont pas productifs etc. mais c’est faux. C’est juste qu’ils n’ont pas soit le bon mindset, soit les moyens. Je pense que le mindset, ça va être quelque chose qui va être traité par tous les autres coachs avant moi, donc c’est bien que j’intervienne plutôt en fin de programme. Je vais plutôt traiter sur les moyens, donc comment est-ce qu’on fait pour être performant. Donc c’est déjà la base, tout le monde peut être performant, tout le monde peut être productif. Ensuite, ceux qui peinent, je les comprends, tu les comprends. Il y a tellement de choses à faire, c’est vraiment difficile d’être efficace sur tous les fronts. Donc il faut d’abord identifier les fronts, il faut savoir où on va travailler, quels sont les objectifs

Et définir les priorités.

Voilà. Et en fonction des objectifs, définir les priorités. Il y a parfois des clients qui pensent qu’ils peuvent tout atteindre extrêmement vite. C’est toujours une question de temps. Je pense qu’il y a des priorités, il y a un temps pour tout. Et donc, on peut être très productif, on peut être performant, il faut juste avoir un peu de patience et être bien organisé.  

 

Et vaste sujet sur l’organisation aussi, est-ce que tu accompagnes sur ces sujets-là aussi ? Comment s’organiser ? Si tu devais donner trois conseils comme ça, directement d’emblée, qu’est-ce que tu dirais pour quelqu’un qui est un peu désorganisé ? Comment se structurer, comment se planifier et comment s’organiser ?

D’abord, quels sont tes objectifs, quel est ton but ? Parce que si tu as un objectif précis et que tu te rends compte que ton agenda est rempli de plein de choses qui ne vont pas t’amener à cet objectif, il y a un problème d’organisation. Donc quel est ton objectif, ton but à atteindre ? En fonction de ça, tu vas lister ce que tu veux faire et ça peut être très concret. Par exemple, mon but est de faire 5 000 de chiffre d’affaires par mois. Ça peut être un peu moins chiffré. Par exemple, mon but est, si on peut le chiffrer d’ailleurs, d’avoir plus de temps, une journée entière de temps libre pour moi. Donc si c’est ton objectif, il faut que tu organises ton agenda de telle sorte à ce que tu puisses te libérer une journée. Donc quel est ton objectif ?

Et ensuite, à nouveau, je pense qu’on travaille tous sur plein de domaines différents, et donc je pense qu’il faut gérer les priorités par domaine. Donc il faut regrouper un peu ce qu’on est en train de faire. Par exemple, écrire « sur le marketing, je fais ça », « sur les ventes, je dois faire ça » etc. On regroupe et on s’assure que tous les domaines de l’activité soient présents dans la semaine. Parce que si on laisse quelque chose de côté, ça va nous rattraper à un moment et on va être débordé plus tard.

Et si je devais prendre un troisième conseil, c’est accepter plus le fait que parfois on attend trop de soi-même. Et ça, ça stresse souvent.

 

Être bienveillant envers soi-même.

Oui.

 

Et dire que c’est OK de remettre à plus tard parce que ça ne passe pas dans la journée.

Oui.

 

Je crois que c’est un truc qu’il faudrait que je me dise plus souvent.

Je parle pas mal de la procrastination dans mes coachings parce que tout le monde procrastine. Et plus on va se mettre des objectifs qui sont inatteignables, plus on va procrastiner. Donc moins on est bienveillant envers soi-même, plus on va procrastiner. C’est un cercle vicieux qui fait que ça ne fonctionne pas. Donc le dernier, c’est être bienveillant envers soi-même et prendre le temps de comprendre quel est son rythme pour savoir comment s’organiser, organiser son agenda, organiser ses objectifs.

 

Super ! Merci Solène. Et j’ai une question plus pratico-pratique, on va dire même technique. Tu es très axée sur les outils, on le sait. C’est aussi un des piliers de tes accompagnements. Si tu devais proposer un, deux ou trois outils, tu as droit jusqu’à trois outils, quels seraient tes outils phares du moment pour être organisé et performant et accroitre la réussite dans ton entreprise, accroitre la performance de ton entreprise ?  

Je sais que tu connais la réponse puisque je te bassine avec ça. J’ai deux outils que je trouve excellents en ce moment : Asana pour gérer les tâches et Notion pour gérer la partie stockage d’informations. On y viendra après mais je pense que ce sont deux aspects que je vais traiter dans le programme. Ce ne sont pas des outils qui sont évidents pour tout le monde et il y a parfois un temps d’adaptation qui peut être long. On a la chance d’être à une époque où il y a énormément de choses différentes.

Puisque je m’adapte à mon client et qu’il y a vraiment plein d’outils, il y a forcément un outil pour n’importe qui, il y a forcément un outil qui est adapté à une personne plutôt qu’à une autre. Cette semaine, par exemple, j’ai fait une session de groupe avec des personnes qui n’étaient pas du tout à l’aise avec l’ordinateur. Dans ce cas-là, je préfère parler de Trello. Je pense que Trello est un peu plus connu parce que c’est plus facile à utiliser, plus facile à prendre en main.

Mes préférés sont Asana et Notion mais je pense qu’il faut s’adapter à la personne en face. Il y a assez d’outils pour tout le monde et pour chaque type de personne.

 

Et j’en suis la preuve vivante. Au début où on a commencé à travailler ensemble, j’ai tout sur Google agenda. Je prône Google agenda, ça fait des années que je n’utilise que ça. Il y a le côté tâche et le côté planification etc. Et on avait parlé d’outils au départ et j’avais dit qu’on ne place pas l’équipe sur un outil en particulier pour l’instant. Et quasiment six mois plus tard, on s’est mis sur Notion parce que c’était juste obligatoire par rapport à ce qu’on voulait mettre en place. Mais on a travaillé sans autre outil que ce que j’utilisais au départ et ça se passe très bien.

L’idée, et là je reprends un petit peu aussi mon expérience, c’est vraiment de se dire qu’il n’y a pas besoin de faire des outils et du sur-outil si on n’en a pas besoin et il faut que ça soit adapté à un besoin concret. Et si votre organisation est dans un agenda papier et que vous arrivez très bien à fonctionner comme ça et que vous obtenez des résultats incroyables avec cette organisation-là, n’en changez pas.

C’est ça.

 

Par contre, si vous arrivez vraiment à un moment où c’est capital de partager votre agenda avec une équipe, d’être flexible dans le décalage d’un rendez-vous etc., il y a fort à parier qu’il y a un outil qui va vous aider à répondre à ça, comme il y a un outil qui va vous aider à planifier les tâches de votre équipe, à suivre votre équipe et à déléguer aussi.

Oui, totalement.

 

C’est ça qu’il faut avoir en tête. Et effectivement, pas un outil pour un outil. C’est ce que tu m’as montré aussi. Tu t’es adaptée, tu as vu aussi comment chacun fonctionne. Et c’est aussi ça que tu fais dans les outils de quelque part.

Oui, totalement.

 

OK. Maintenant, qu’est-ce que tu apportes dans Boost Yourself et notamment dans le programme Objectif Réussite ?

Je l’ai évoqué juste avant. Je vais évidemment travailler sur ces sujets organisation, productivité etc. Et donc, je trouve que l’ordre de l’Objectif Réussite est très bien mené parce que je pense que pas mal de coaches vont passer avant moi pour justement travailler un peu les objectifs, le mindset, la vision d’entrepreneur etc.  

 

Et on a la vision haute, la stratégie, beaucoup de choses orientées développement personnel.

Oui. L’idée, c’est qu’a priori, quand je vais récupérer et les coacher, ça sera à peu près clair dans leur tête. Et mon rôle est de retranscrire cette clarté dans leur tête dans leurs outils du travail pour que, quand la mission soit terminée, tous les bénéfices du coaching continuent à jouer tous les jours parce qu’on aura transcrit cette clarté, cette vision, ces objectifs dans les outils du quotidien qui les accompagnent, j’espère, longtemps.

 

OK. Donc ça, c’est sur la partie individuelle. De quoi traiteras-tu en masterclasse exactement ?  

Je reprends juste mes notes. Je parlais de Notion juste avant. Encore une fois, pas un outil pour un outil, mais j’ai envie de travailler sur comment est-ce qu’on stocke ses informations dans la partie masterclasse, que ce soit les documents de travail mais aussi ce qui se passe dans notre tête. On a tous plein de pensées et on en a encore plus quand on est entrepreneur, on a plein d’idées de choses à faire. Le problème, c’est qu’on a tellement de trucs à penser qu’on oublie souvent ce à quoi on a pensé et c’est super dommage. Et aujourd’hui, on a la possibilité de bien structurer et de noter tout ce qui se passe dans nos têtes pour se relâcher et penser à autre chose et y revenir quand le temps est plus optimal.

Donc j’ai envie de travailler sur cette idée d’optimiser et capitaliser sur ce qui se passe dans votre tête et pour le noter quelque part pour ne pas le perdre ; d’ailleurs, on verra comment organiser ce qui se passe dans votre tête, comment organiser ce qui se passe dans votre cerveau sur du papier ou sur l’ordinateur ; pour que vous puissiez perdre moins de temps à repenser à des choses auxquelles vous aviez déjà pensé parce que le travail aura déjà été fait de tout ranger. Imaginez votre cerveau, on va essayer de faire un deuxième cerveau qui sera bien rangé avec des petites cases. Vous allez pouvoir aller chercher ce qui se passe un peu partout et ça vous permettra d’avancer un peu plus vite et, à nouveau, de perdre moins de temps, d’aller droit au but et d’atteindre les objectifs.

 

Super ! Merci beaucoup Solène. Comment fait-on pour te suivre ? Je sais que tu es très active sur Instagram. Est-ce que tu peux peut-être nous partager le nom de ta chaîne ?

Je suis active sur YouTube.

 

Sur YouTube. Donc la chaîne YouTube et le compte Instagram.

Mon compte Instagram, c’est mon nom, donc Solène Verhaeghe, les deux.

 

OK. On le mettra en commentaire.

Et puis, sur Linkedln. Toujours sur Linkedln.

 

Sur Linkedln, parfait. Super ! Merci à toi, Solène, pour toutes ces pépites que tu nous as partagées.

Merci à toi, Marion.

 

Merci pour ta bonne humeur et tous tes conseils rigoureux et ordonnés. Je te dis à très bientôt et merci à toi pour cette interview.

 

Merci Marion.

 

Au revoir.